Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân. Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý, do đó, không dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt. Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất như hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo…Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản: Tính chính xác, rõ ràng; Tính phổ thông đại chúng; Tính khuôn mẫu; Tính khách quan; Tính trang trọng, lịch sự.
Bên cạnh đó, Tiến sĩ còn hướng dẫn cho gần 400 học viên tham gia Khóa Bồi dưỡng về quy trình xây dựng và ban hành văn bản, bao gồm 5 bước.
+ Bước 1: Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lý thông tin. Phân tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc ra quyết định. Dự đoán, lập phương án và chọn phương án tốt nhất.
+ Bước 2: Soạn thảo văn bản
+ Bước 3: Thông qua văn bản
+ Bước 4: Ban hành văn bản
+ Bước 5: Gửi và lưu trữ văn bản
Bài chia sẻ của Tiến sĩ đã được tất cả hội chúng tiếp thu một cách tường tận, chi tiết và nắm bắt đầy đủ, giúp cho từng học viên biết thêm phương pháp và quy trình trình bày một văn bản hành chính.
Một vài hình ảnh tiêu biểu tại buổi học:
Ngọc An _ Ban TTTT tỉnh Bình Dương - Huệ Minh
